Crisismanagement, traceerbaarheid en digitale tools

Vaste volgorde bij een incident

Of het nu gaat om een klacht van een gast, een vermoedelijke besmetting of een terugroepactie van een leverancier: de volgorde is altijd dezelfde. Onthoud deze vijf stappen.

Traceerbaarheid: one step back, one step forward

Op basis van Verordening (EG) 178/2002, artikel 18 moet je kunnen aantonen van wie je een product hebt ontvangen en aan wie je het hebt geleverd. Dat heet one step back, one step forward.

Voor de meeste horecazaken is de stap vooruit kort: je levert aan de gast en die registreer je niet. De stap terug is wat telt, en die moet kloppen. Praktisch betekent dat: bewaar je pakbonnen en facturen, noteer bij ontvangst de leverancier en de datum, en houd bij welke partij je waar in verwerkt hebt. Werk je met catering, bezorging aan bedrijven of levering aan andere zaken, dan is de stap vooruit wél relevant en moet je vastleggen wie wat heeft gekregen.

Waarom dit ertoe doet: bij een recall, bijvoorbeeld als een leverancier een partij kip terugroept vanwege Salmonella, moet je binnen een paar uur weten of jij die partij hebt gehad, wat je ermee gedaan hebt en wat er nog ligt. Zonder die administratie kun je alleen maar alles weggooien en hopen dat er niets is uitgegaan. Zie ook onze uitleg over goederenontvangst registreren.

Klachten van gasten

Een gast die belt dat hij ziek is geworden, is een signaal en geen aanval. Neem het serieus, ook als je zeker weet dat het niet aan jou lag.

• Noteer datum, tijd, wat de gast gegeten heeft, wanneer de klachten begonnen en welke klachten.
• Kijk of er meer meldingen zijn over dezelfde dag of hetzelfde gerecht. Eén melding is een incident, twee meldingen over hetzelfde gerecht zijn een patroon.
• Loop je registraties van die dag na. Kloppen de temperaturen, was er een afwijking?
• Bewaar wat er nog is van het gerecht, gekoeld, voor het geval er onderzoek volgt.
• Beloof geen conclusie die je nog niet kunt onderbouwen, maar neem de melding wel schriftelijk op.

Food fraud en food defense

Twee begrippen die je moet kennen, ook al zijn ze in de dagelijkse horecapraktijk zeldzaam.

• Food fraud is opzettelijk bedrog voor economisch gewin: goedkope vis onder een dure naam verkopen, een verlopen datum overplakken, olijfolie versneden met goedkopere olie. Jij kunt er slachtoffer van worden via je inkoop, dus koop bij betrouwbare leveranciers en let op prijzen die te mooi zijn om waar te zijn.
• Food defense gaat over opzettelijke besmetting voorkomen, bijvoorbeeld door een boze medewerker of een buitenstaander. Praktisch: geen onbevoegden in de keuken en opslagruimtes, en toegang tot voorraad beperkt houden.

Digitale registratie en compliance-tools

Papieren lijsten zijn toegestaan en blijven toegestaan. Maar er zijn goede redenen waarom steeds meer zaken digitaal registreren, en het is nuttig om die te kennen.

Wat digitale registratie inhoudelijk toevoegt aan je bewijsvoering:

• Tijdstempel. Vastgelegd op het moment van meten, niet achteraf ingevuld.
• Naam. Herleidbaar wie de meting deed.
• Niet achteraf te wijzigen. Dat maakt het aantoonbaar sterker bewijs dan een lijst die zondagavond in één handschrift is bijgewerkt.
• Automatische signalering. Een waarde buiten de norm valt meteen op, in plaats van pas bij de maandelijkse controle.

Dat laatste raakt direct aan module 6: een systeem dat meteen zichtbaar maakt wat er misgaat, maakt het makkelijker om er ook echt iets aan te doen. Wil je zien hoe zo'n systeem er in de praktijk uitziet, kijk dan bij digitale HACCP-registratie of vergelijk de opties in ons overzicht HACCP-software vergelijken.

De kern van deze module

Dit was de laatste module. Je hebt nu alle stof gehad die in het examen terugkomt: hygiëne, de HACCP-systematiek, temperaturen en houdbaarheid, allergenen, de Nederlandse regels, cultuur en crisismanagement. Klaar om het te toetsen? Dan door naar het examen.