Privacybeleid

1. Wie zijn wij?

De Horeca Helper is een handelsnaam van BG Online, gevestigd in Groesbeek, Nederland.

• KvK-nummer: 83238069
• E-mailadres: info@dehorecahelper.nl

Wij zijn verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in dit beleid.

2. Welke gegevens verzamelen we?

We verzamelen alleen persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor het leveren van onze diensten.

a. Gegevens van gebruikers en klanten

• Voor- en achternaam
• E-mailadres
• Telefoonnummer (optioneel)
• Functie/rol binnen het bedrijf
• Bedrijfsnaam & adresgegevens
• Inloggegevens (versleuteld)
• Betaalgegevens (verwerkt via Mollie)

b. Gebruiksgegevens

• IP-adres
• Tijdstippen van login/gebruik
• App-activiteit (bv. ingevulde lijsten, gebruikersacties)
• Browser- en apparaatinformatie

c. Chatberichten (AI-assistent)

• Vragen die je stelt via de chatwidget op onze website
• Antwoorden die de AI-assistent genereert

Deze berichten worden verwerkt via de API van Anthropic (aanbieder van de Claude AI) en worden niet permanent door ons opgeslagen.

d. Technische gegevens

• Cookies (zie cookiebeleid)
• Logbestanden voor foutopsporing

3. Waarvoor gebruiken we deze gegevens?

We verwerken uw gegevens voor de volgende doeleinden:

• Het leveren van onze softwaredienst en functionaliteit
• Het aanmaken en beheren van accounts
• Facturatie en abonnementsbeheer
• Klantenservice en ondersteuning
• Verbetering van onze app en gebruikerservaring
• Voldoen aan wettelijke verplichtingen (bv. belastingwetgeving)
• Beveiliging en misbruikpreventie

4. Grondslagen voor verwerking

Wij verwerken uw gegevens op basis van:

• Uitvoering van de overeenkomst — bijv. gebruik van de app
• Wettelijke verplichting — bijv. facturatie
• Gerechtvaardigd belang — bijv. analytics, app-verbetering
• Toestemming — indien van toepassing (bijv. marketing)

5. Delen we gegevens met derden?

Ja, maar uitsluitend met verwerkers die nodig zijn voor onze dienstverlening en onder strikte voorwaarden.

a. Verwerkers

• Mollie — betalingsverwerking
• Anthropic — verwerking van chatberichten via de Claude AI (gevestigd in de VS; gegevensoverdracht op basis van standaardcontractbepalingen)
• Supporttools (WhatsApp) — klantenservice

Met alle partijen is een verwerkersovereenkomst gesloten conform de AVG.

b. Geen verkoop van gegevens

Wij verkopen uw gegevens nooit aan derden.

6. Hoe beveiligen we uw gegevens?

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder:

• SSL/TLS versleuteling
• Versleutelde wachtwoorden
• Firewalls en netwerkbeveiliging
• Beperkte toegang op basis van rol
• Regelmatige updates en beveiligingsscans

7. Bewaartermijn

We bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan strikt noodzakelijk:

• Accountgegevens: tot 6 maanden na opzegging
• Facturatiegegevens: 7 jaar (conform Belastingwetgeving)
• Inlog- en gebruikslogs: maximaal 12 maanden

8. Cookies

Onze website en app gebruiken functionele en analytische cookies. Voor tracking cookies vragen we toestemming. Zie ons Cookiebeleid voor meer informatie.

9. Gebruik van AI (chatassistent)

Op onze website staat een chatwidget aangedreven door kunstmatige intelligentie (AI). In overeenstemming met de EU AI Act (Artikel 52) melden wij uitdrukkelijk dat je bij gebruik van deze chat communiceert met een geautomatiseerd AI-systeem, niet met een medewerker van De Horeca Helper.

• Aanbieder: De AI-assistent maakt gebruik van de Claude API van Anthropic, Inc.
• Doel: Het beantwoorden van vragen over onze software, functies en prijzen
• Gegevensverwerking: Chatberichten worden naar de servers van Anthropic (VS) gestuurd voor verwerking. Anthropic slaat deze berichten op conform hun eigen privacybeleid. Wij slaan de inhoud van chatgesprekken niet permanent op.
• Anonimiteit: Vermijd het delen van persoonsgegevens (zoals naam, e-mailadres of betaalgegevens) in de chat.

De chatfunctie is geen vervanging voor officieel advies. Neem voor juridische of fiscale vragen contact op met een erkende adviseur.

10. Uw rechten volgens de AVG

Als gebruiker heeft u de volgende rechten:

• Inzage in uw persoonsgegevens
• Correctie van onjuiste gegevens
• Verwijdering van uw gegevens (recht op vergetelheid)
• Beperking van verwerking
• Overdraagbaarheid (data-export op verzoek)
• Bezwaar maken tegen verwerking
• Intrekken van toestemming, indien van toepassing

Een verzoek indienen kan via: info@dehorecahelper.nl. Wij reageren binnen uiterlijk 30 dagen.

11. Toezicht en klachten

Heeft u een klacht over hoe wij omgaan met uw gegevens? Dan kunt u terecht bij de Autoriteit Persoonsgegevens via www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.

12. Wijzigingen in dit privacybeleid

We kunnen dit privacybeleid wijzigen. Bij belangrijke wijzigingen wordt u via e-mail of in de app op de hoogte gebracht. De actuele versie is altijd beschikbaar via onze website.