Privacybeleid

1. Wie zijn wij?

De Horeca Helper is een handelsnaam van BG Online, gevestigd in Groesbeek, Nederland.

• KvK-nummer: 83238069
• E-mailadres: info@dehorecahelper.nl

Wij zijn verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in dit beleid.

2. Welke gegevens verzamelen we?

We verzamelen alleen persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor het leveren van onze diensten.

a. Gegevens van gebruikers en klanten

• Voor- en achternaam
• E-mailadres
• Telefoonnummer (optioneel)
• Functie/rol binnen het bedrijf
• Bedrijfsnaam & adresgegevens
• Inloggegevens (versleuteld)
• Betaalgegevens (verwerkt via Mollie)

b. Gebruiksgegevens

• IP-adres
• Tijdstippen van login/gebruik
• App-activiteit (bv. ingevulde lijsten, gebruikersacties)
• Browser- en apparaatinformatie

c. Chatberichten (AI-assistent)

• Vragen die je stelt via de chatwidget op onze website
• Antwoorden die de AI-assistent genereert

Deze berichten worden verwerkt via de API van Anthropic (aanbieder van de Claude AI) en worden niet permanent door ons opgeslagen.

d. Deelname aan de gratis HACCP-cursus

• Je naam en e-mailadres, die je invult vlak voor het eindexamen
• Je examenresultaat: datum, score en of je geslaagd bent
• Bij slagen: het unieke certificaatnummer dat aan je certificaat is gekoppeld
• Of je hebt aangegeven horecatips per e-mail te willen ontvangen

Je naam komt op het certificaat te staan. We bewaren deze gegevens zodat we je certificaat opnieuw kunnen uitgeven als je het kwijtraakt, en zodat een certificaatnummer controleerbaar blijft. De modules zelf kun je volgen zonder account en zonder gegevens achter te laten; je voortgang wordt alleen lokaal in je eigen browser bijgehouden en bereikt ons niet.

e. Technische gegevens

• Cookies (zie cookiebeleid)
• Logbestanden voor foutopsporing

3. Waarvoor gebruiken we deze gegevens?

We verwerken je gegevens voor de volgende doeleinden:

• Het leveren van onze softwaredienst en functionaliteit
• Het aanmaken en beheren van accounts
• Facturatie en abonnementsbeheer
• Klantenservice en ondersteuning
• Verbetering van onze app en gebruikerservaring
• Het uitgeven en opnieuw uitgeven van certificaten van de gratis HACCP-cursus
• Voldoen aan wettelijke verplichtingen (bv. belastingwetgeving)
• Beveiliging en misbruikpreventie

4. Grondslagen voor verwerking

Wij verwerken je gegevens op basis van:

• Uitvoering van de overeenkomst: bijv. gebruik van de app
• Wettelijke verplichting: bijv. facturatie
• Gerechtvaardigd belang: bijv. analytics, app-verbetering
• Toestemming: indien van toepassing (bijv. marketing)

5. Delen we gegevens met derden?

Ja, maar uitsluitend met verwerkers die nodig zijn voor onze dienstverlening en onder strikte voorwaarden.

a. Verwerkers

• Mollie: betalingsverwerking
• Google (Analytics, Ads, Tag Manager): meting van websitebezoek en advertentie-effect — analytische en tracking cookies alleen na jouw toestemming via de cookiebanner (zie ons cookiebeleid)
• PostHog (servers in de EU): productanalyse binnen de app, zie punt 8
• Sentry: foutmonitoring, zodat we technische problemen snel kunnen opsporen en verhelpen
• Google Firebase: het versturen van pushnotificaties (browser en mobiele app)
• Postmark: het versturen van e-mails vanuit de app (zoals uitnodigingen en meldingen)
• Amazon Web Services (AWS): opslag van bestanden en afbeeldingen
• DigitalOcean (datacenter Amsterdam): hosting van de applicatie
• Netlify: hosting van deze website
• Anthropic: verwerking van chatberichten via de Claude AI (gevestigd in de VS; gegevensoverdracht op basis van standaardcontractbepalingen)
• Supporttools (WhatsApp): klantenservice

Met alle partijen is een verwerkersovereenkomst gesloten conform de AVG.

b. Geen verkoop van gegevens

Wij verkopen je gegevens nooit aan derden.

6. Hoe beveiligen we je gegevens?

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder:

• SSL/TLS versleuteling
• Versleutelde wachtwoorden
• Firewalls en netwerkbeveiliging
• Beperkte toegang op basis van rol
• Regelmatige updates en beveiligingsscans

7. Bewaartermijn

We bewaren je persoonsgegevens niet langer dan strikt noodzakelijk:

• Accountgegevens: tot 6 maanden na opzegging
• Facturatiegegevens: 7 jaar (conform Belastingwetgeving)
• Inlog- en gebruikslogs: maximaal 12 maanden
• Cursus- en certificaatgegevens: 5 jaar, daarna verwijderen we ze. Wil je eerder verwijderd worden, mail dan naar info@dehorecahelper.nl

8. Cookies en productanalyse

Onze website en app gebruiken functionele en analytische cookies. Voor analytische en tracking cookies vragen we op de website eerst toestemming via de cookiebanner; via “Cookievoorkeuren” onderaan elke pagina kun je je keuze altijd aanpassen. Zie ons Cookiebeleid voor meer informatie.

Productanalyse in de app (PostHog). Om de app te verbeteren meten we, op basis van ons gerechtvaardigd belang, hoe ingelogde gebruikers de app gebruiken: welke schermen worden bekeken en op welke knoppen en links wordt geklikt. Daarnaast kunnen sessie-opnames worden gemaakt van het gebruik van de app; alle invoervelden (zoals notities en temperatuurwaarden) zijn daarin standaard gemaskeerd en dus onleesbaar. Deze gegevens worden verwerkt door PostHog op servers in de EU, worden niet voor marketing gebruikt en nooit met derden gedeeld voor hun eigen doeleinden. Wil je hier bezwaar tegen maken? Mail naar info@dehorecahelper.nl.

9. Gebruik van AI (chatassistent)

Op onze website staat een chatwidget aangedreven door kunstmatige intelligentie (AI). In overeenstemming met de EU AI Act (Artikel 52) melden wij uitdrukkelijk dat je bij gebruik van deze chat communiceert met een geautomatiseerd AI-systeem, niet met een medewerker van De Horeca Helper.

• Aanbieder: De AI-assistent maakt gebruik van de Claude API van Anthropic, Inc.
• Doel: Het beantwoorden van vragen over onze software, functies en prijzen
• Gegevensverwerking: Chatberichten worden naar de servers van Anthropic (VS) gestuurd voor verwerking. Anthropic slaat deze berichten op conform hun eigen privacybeleid. Wij slaan de inhoud van chatgesprekken niet permanent op.
• Anonimiteit: Vermijd het delen van persoonsgegevens (zoals naam, e-mailadres of betaalgegevens) in de chat.

De chatfunctie is geen vervanging voor officieel advies. Neem voor juridische of fiscale vragen contact op met een erkende adviseur.

10. Je rechten volgens de AVG

Als gebruiker heb je de volgende rechten:

• Inzage in je persoonsgegevens
• Correctie van onjuiste gegevens
• Verwijdering van je gegevens (recht op vergetelheid)
• Beperking van verwerking
• Overdraagbaarheid (data-export op verzoek)
• Bezwaar maken tegen verwerking
• Intrekken van toestemming, indien van toepassing

Een verzoek indienen kan via: info@dehorecahelper.nl. Wij reageren binnen uiterlijk 30 dagen.

11. Toezicht en klachten

Heb je een klacht over hoe wij omgaan met je gegevens? Dan kun je terecht bij de Autoriteit Persoonsgegevens via www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.

12. Wijzigingen in dit privacybeleid

We kunnen dit privacybeleid wijzigen. Bij belangrijke wijzigingen word je via e-mail of in de app op de hoogte gebracht. De actuele versie is altijd beschikbaar via onze website.